Local Organzation Comittee
Dispositions pratiques d’Organisation des événements
Pour les stratégies d’organisation des évènements, il est créé deux (02) comités, sept (07) sous – comités et un (01) secrétariat, comme ci-après, avec leurs tâches.
- Comité de supervision : INRAB (DG, DS, DRF, DARH), Repr MAEP, Repr. MAEIAFB, Repr. MEF
- Superviser les activités des différents comités et sous - comités ;
- Approuver les rapports d’étape du comité de coordination ;
- Donner les orientations si nécessaire
- Gérer les relations avec les Instances de CORAF et les Autorités du Bénin
- Comité de coordination : (Dr ADJE A. Isaac, Dr GBEHOUNOU Gualbert, Mme DJINANDOU IGUE Koubourath, Mme DENON Jeanne, Mme Sylvie KOUBE)
- Identifier et élaborer des cahiers de charge pour les sous - comités d’organisation ;
- Consolider les plans d’actions des différentes sous - comités ;
- Coordonner les activités des différents sous – comités ;
- Veiller à l’utilisation efficiente des ressources et prendre des décisions d’orientation si nécessaire ;
- Gérer les changements éventuels ;
- Gérer les collaborations nationales et internationales ;
- Gérer la relation INRAB – CORAF pour les invités internationaux ;
- Gérer les relations avec les Autorités ministérielles et locales ;
- Identifier les invités nationaux ;
- Rédiger le projet de communication en Conseil des Ministres ;
- Rédiger les projets de courriers d’invitation ;
- Appuyer le Secrétariat de CORAF lors de la tenue de l’AG ;
- Rendre compte régulièrement au comité de supervision ;
- Faire assurer le protocole.
- Sous – comité scientifique et technique : (Dr HOUEDJISSIN Richard, Dr AHOYO Nestor, Dr AIHOU Kouassi, Dr ADJANONHOUN Adolphe, Mme HODONOU Henriette)
- Préparer la journée du Bénin ;
- Préparer et suivre le déroulement des commissions de travail du CORAF ;
- Organiser les ateliers thématiques & panels ;
- Préparer les posters ;
- Préparer les produits de recherche à exposer ;
- Aider à l’exposition des produits de recherche des partenaires de la recherche ;
- Préparer la visite de terrain : thèmes et activités ;
- Rédiger le rapport de synthèse de l’AG ;
- Préparer les actes de la semaine scientifique.
- Sous – comité finance et budget : (Dr Isaac ADJE, Mr Rogatien NOBIME, Mr Roger DEGBESSOU, Mme Judith ADOKO)
- Elaborer et consolider le budget ;
- Rechercher le financement du budget ;
- Gérer le budget ;
- Gérer les achats ;
- Préparer les conventions de prestation ;
- Régler les prestations ;
- Elaborer le rapport financier de l’AG
- Sous – Comité logistiques : (Dr Gualbert GBEHOUNOU, Mr Abdouramane BOURAIMA, Mr Jean – Marie YACOUBOU, Mme Françoise ELEGBE)
- Assurer la location des bus si nécessaire ;
- Réserver les salles de réunion (plénière, secrétariat et bureau) ;
- Gérer les véhicules de liaison ;
- Assurer la disponibilité de matériel informatique (micros, photocopieurs) soit par sous – traitance ?
- Veiller à l’installation et au démontage des stands ;
- Apporter un appui logistique aux exposants ;
- Veiller à la sécurité des lieux où se tiennent les différents évènements.
- Sous – comité accueil et hébergement : (Mme Sylvie BOKO, Jeanne AKPADJI, Mme Hermine AMOUSSOUGA, Mr Toussaint MIKPON)
- Planifier les arrivées et départs des invités ;
- Organiser les transports (Hôtels lieu de conférence, visite de terrain) ;
- Gérer la navette de l’Aéroport ;
- Réserver et confirmer les vols ;
- Assurer l’accueil des invités à l’aéroport ;
- Réserver et confirmer les Hôtels
- Faire assurer un service d’Hôtesses.
- Sous – comité restauration : (Mme Jeanne DENON, Mme Nadège VIHO, Mme Koubourath IGUE, Reine HOUNTOHOTEGBE)
- Gérer les pauses café ;
- Assurer l’organisation de la soirée récréative ;
- Assurer l’organisation des cocktails ;
- Réserver éventuellement des restaurants ou maquis ;
- Organiser le diner de gala.
- Sous – comité presse & communication : (Mme IGUE Koubourath, Mr SAGBO Georges, Mr Epiphane HOUETOUGAN, C/CelCom MAEP)
- Confectionner les badges ;
- Faire assurer l’interprétariat avec le matériel de traduction ;
- Gérer la couverture médiatique ;
- Préparer un dossier de presse ;
- Rédiger un communiqué de presse ;
- Gérer un espace cyber si nécessaire ;
- Confectionner les porte-documents ;
- Assurer la décoration de la salle de réunion ;
- Assurer la confection des banderoles & chevalets ;
- Gérer le sponsoring et le partenariat
- Sous – comité santé : (Mme Lucie ZOHOUN, Mme Madeleine FLAKANDJI, Mr Marc DAKE, Mme Mireille DETONGNON)
- Faire assurer le suivi médical des participants aux différents événements ;
- Assurer la disponibilité des médicaments de première nécessité ;
- Faire assurer un service médical de secours pendant le déroulement des différents événements.
- Secrétariat local : (Mme Cécile KADJA, Mme Aubierge IGUETH, Mme Florette ASSOGBA, Mr Crespin TOFFA, Mme Irène HOUEMAVO, Mme Inès DAVAKAN)
- Rédiger et gérer les courriers de liaison CORAF – INRAB ;
- Rédiger et ventiler les invitations ;
- Assurer les photocopies ;